Falsche ELStAM-Daten – Was tun?
Monat für Monat wird die Lohnsteueranmeldung durch Sie als ArbeitgeberInnen elektronisch an das Betriebsstättenfinanzamt übermittelt.
Die Lohnsteuerkarte wurde abgeschafft und zum 1. Januar 2013 durch Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) ersetzt.
Bei den ELStAM handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen waren (zum Beispiel Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal
Die aus der ELStAM-Datenbank abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale Ihrer MitarbeiterInnen bestimmen dabei, wie viel Lohnsteuer einbehalten wird.
Sie als ArbeitgeberInnen sind verpflichtet, Ihren ArbeitnehmerInnen ihre ELStAM in der Lohnabrechnung mitzuteilen.
Sollte Ihr Datenbankabruf gesperrt sein, erhalten Sie einen Hinweis und keine ELStAM für Ihre ArbeitnehmerInnen.
Ihre ArbeitnehmerInnen können Ihnen eine vom Finanzamt vorgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorlegen, die Sie in diesen Fällen verwenden dürfen.
Aber stimmen die ELStAM-Daten immer? Wie verhält es sich, wenn ein/e MitarbeiterIn heiratet oder sich scheiden lässt, aus der Kirche austritt oder ein Kind bekommt?
Es kann passieren, dass die Datenbank diese Umstände noch nicht widerspiegelt.
Unterschiedliche Zuständigkeiten
Für die Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Kinderfrei- oder sonstige Freibeträge) ist das Finanzamt zuständig.
Einwohnermeldeämter der Städte oder ihre Bürgerämter hingegen übermitteln neue Adressen oder alle standesamtlichen Änderungen (Heirat, Austritt aus der Kirche, Geburt oder Tod) ans Bundeszentralamt für Steuern.
Hierfür sind Ihre ArbeitnehmerInnen verpflichtet, diese Änderungen den zuständigen Finanz- oder Bürgerämtern mitzuteilen.
Wenn jetzt ein Lohnsteuerabzugsmerkmal in der Datenbank nicht (mehr) zutrifft, könnte z. B. bei einer falschen Lohnsteuerklasse bei Ihren ArbeitnehmerInnen zu viel Lohnsteuer einbehalten werden.
Bis zum Lohnsteuerjahresausgleich (siehe Lohnsteuerjahresausgleich im Ratgeber) werden Ihre ArbeitnehmerInnen damit schlechter gestellt.
Fällt dieser Fehler Ihnen oder Ihren ArbeitnehmerInnen auf, dürfen Sie trotzdem nicht eigenständig Korrekturen vornehmen. Eingetragene Lohnsteuerabzugsmerkmale sind verbindlich für Sie als ArbeitgeberInnen.
Ausnahme: Um hier unbillige Härten zu vermeiden, dürfen Sie bei Verheirateten oder Alleinerziehenden die voraussichtlich korrekten Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Berechnung der Lohnsteuer nutzen.
Diese Regelung finden Sie in § 39c Abs. 1 S. 2 EStG
Voraussichtliche Lohnsteuerabzugsmerkmale
Diese dürfen Sie für die Dauer von drei Monaten nutzen, wenn durch streikende Technik, z. B. der Zugriff auf die Datenbank, nicht möglich ist.
Achtung bei mehreren ArbeitgeberInnen
Nebenjobs können leicht zu einer falschen Einordnung der ArbeitgeberInnen führen.
Meldet sich zum Beispiel die ArbeitgeberIn des Nebenjobs versehentlich als HauptarbeitgeberIn an, bekommen Sie als eigentliche HauptarbeitgeberIn falsche Lohnsteuerabzugsmerkmale mitgeteilt.
Sie können den Lohnsteuerabzug nur noch nach Steuerklasse VI berechnen. Dies dürfte Ihren ArbeitnehmerInnen auf Grund des hohen Steuerabzuges nicht gefallen.
Lassen Sie sich in diesem Fall bitte von Ihren ArbeitnehmerInnen schriftlich bestätigen, dass Ihre MitarbeiterInnen selbst keine Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale veranlasst hat.
Dann dürfen Sie weiterhin die bisherig geregelten Lohnsteuerabzüge nach den bisher geltenden Merkmalen tätigen.
Der Wortlaut der Bestätigung Ihrer MitarbeiterInnen muss beinhalten, dass sie kein weiteres Hauptarbeitsverhältnis unterhalten.
