Fahren Sie mit uns Richtung Gelassenheit

Alle Informationen Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick

Was ist das?

Unter Personalverwaltung versteht sich die allgemeine Verwaltung von Mitarbeitern. Verträge, Personalunterlagen, Bescheinigungen und sonstige Dokumente können digital abgelegt werden und am PC aufgerufen werden. Eine papierhafte Akte ist nicht mehr nötig. Standortübergreifend können auch mitarbeiterspezifische Angaben wie Steuerdaten und Adressen, Bankverbindungen oder Krankenkasseninformationen ausgetauscht werden.

Teilweise können Personalverwaltungstools auch die Distribution der Mitarbeiter verarbeiten. Eine Urlaubsübersicht, Krankheitszeiten oder Außendiensteinsätze sollten das Mindestmaß sein.

Zudem werden über die Programme Gehälter oder Löhne eingesteuert und können digital an Ihr Lohnbüro oder Ihren Steuerberater gesendet werden. Somit werden lange Postwege vermieden.

Über eine digitale Archivierung können Sie Ihren Mitarbeitern die Lohn- und Gehaltsunterlagen papierlos zur Verfügung stellen. Dadurch werden Druck- und Versandkosten der Unterlagen gespart und der Mitarbeiter kann seine Unterlagen von überall aus einsehen.

Achten Sie immer auf den geltenden Datenschutz. Die Datenbank Ihres Systems muss auf einem Hochsicherheitsserver gespeichert sein und eine verschlüsselte Übertragung ermöglichen.

Vorteile

+ keine papierhafte Akte
+ Papier- und Druckkosten werden eingespart
+ keine langen Postwege
+ einfache, digitale Übermittlung an Ihren Lohnabrechner oder Ihren Steuerberater

Nachteile

- Schulung der Mitarbeiter auf das System
- Dokumente müssen erst gescannt werden

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Zeit für Gelassenheit – Wir machen das für Sie

Lohnabrechnung ist kompliziert und erfordert ständige Weiterbildung der Mitarbeiter. Diesen Kostenpunkt umgehen Sie mit Outsourcing Ihrer Lohnabrechnung an LohnDialog.

Outsourcing von Abrechnung:

Lohnabrechnung beinhaltet die Punkte von Anlage Ihrer Firma, über Meldung der Stunden oder Gehälter bis zum Druck und Versand der Unterlagen an Ihre Mitarbeiter. LohnDialog bietet Ihnen ein digitales Archiv für jeden Mitarbeiter, sodass dieser zu jeder Zeit Zugriff auf seine Unterlagen hat.

Monatliche Auswertungen, Kostenstellen, Kostenträger und Betriebsstätten sind für uns keine Fremdwörter. Ihre Unternehmensstruktur kann perfekt in unser Lohnsystem integriert werden. Prämien und Boni, Sonderzahlungen oder Dienstwagen: alles keine Herausforderung für uns.

Alles wird nach den neuesten gesetzlichen Regelungen im System hinterlegt und zum Schätztermin oder zur Endabrechnung abgerechnet.

Bescheinigung bei Krankheit, Austritten, Jahresmeldungen oder an die Agentur für Arbeit / JobCenter übermitteln wir elektronisch für eine schnelle Bearbeitung der Anliegen Ihrer Mitarbeiter. Mutterschutz, Beschäftigungsverbot und Elterngeld bearbeiten wir ebenfalls elektronisch und in Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden.

Mit LohnDialog haben Sie immer einen persönlichen Ansprechpartner für Ihre Anliegen und Fragen. Leider dürfen wir Sie nicht im Arbeitsrecht oder steuerrelevanten Themen beraten. Dies verbietet die XXXXXVerordnung. Bei den Themen Lohn und Gehalt und deren Abrechnung und Optimierung stehen wir Ihnen aber gern zur Seite.

Vorteile

+ Outsourcen spart Sie Zeit, Geld und Nerven
+ geschultes und fachkundiges Personal im Thema Lohn und Gehalt
+ auf Lohn- und Gehaltsabrechnung optimierte Programme und Tools
+ Bescheinigungen werden elektronisch von LohnDialog erstellt.
+ Druck- und Versandkosten sparen
+ schnelle Bearbeitung bei Bescheinigungen

Nachteile

- benötigte Dokumente zur Firmenübergabe müssen an LohnDialog gesendet werden
- kompletter Personalstamm jedes Mitarbeiters muss an LohnDialog gesendet werden


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Attraktiv für Mitarbeiter und Bewerber

Was ist das?

Damit Ihre Arbeitnehmer mehr netto vom brutto haben, werden verschiedene Vergütungsoptimierungen angeboten. Am bekanntesten sind Sedexo-Checks, das JobTicket oder ein KiTa-Zuschuss.

Die normalerweise steuer- und beitragspflichtigen Entgeltbestandteile werden in einen steuer- und beitragsfreien Arbeitslohn gewandelt.
Somit binden Sie Ihre Mitarbeiter stärker an Ihr Unternehmen oder bieten eine laufende Gratifikation für gute Arbeit.

Vorteile

+ Motivation und Bindung der Mitarbeiter steigt
+ weniger Arbeitgeberkosten

Nachteile

- richtiges Modell finden
- Mitarbeitereinverständnis einholen

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Arbeitszeiten im Blick behalten

Was ist das?

Bei der Zeiterfassung melden sich die Mitarbeiter morgen an einem Terminal an und abends wieder ab. Auch die Pausenzeiten außerhalb des Gebäudes oder Geländes können erfasst werden.
Zudem kann im Falle eines Feueralarms, Havarie oder sonstigen betrieblichen Unterbrechungen genau ermittelt werden, welcher Mitarbeiter sich im Gebäude oder auf dem Gelände befindet.

Teilweise können Rechte für verschiedene Bereiche des Betriebes vergeben werden. Dies ist von Ihrem Systemanbieter abhängig. Somit gehen Sie sicher, dass kein Unbefugter Ihren Betrieb betritt. Die Zugangskarten können mit einem Bild und Namen des Mitarbeiters bedruckt werden, sodass eine schnelle Identifizierung möglich ist. Diese Karten werden meist mit einem Band um den Hals getragen oder sichtbar an der Kleidung befestigt.

Auch Zugänge für Gäste kann gewährt werden, indem eine Karte oder ein Chip für Gastzugänge in einem bestimmten Zeitrahmen erstellt werden.

Wie funktioniert das?

Die meisten Zeiterfassungen mit Karte oder Chip erfolgen über ein RFID-Signal (radio frequency identification) und ermöglicht ein kontaktloses Identifizieren. In den Karten oder Chips befinden sich überschreibbare Speicher (je nach Art nur einmalig beschreibbar) für eine unveränderliche Identifizierung des Inhabers. Die meisten Typen von RFID-Transpondern verwenden Kurzwellenfrequenzen, um das Anmeldeterminal zu bedienen.
Auf Grund der Vielzahl der Typen, sprechen Sie bitte mit Ihrem Anbieter.

Vorteile

+ Kommen und Gehen der Mitarbeiter auf einen Blick
+ gesetzliche Pausenzeitenregelungen können überblickt werden (§4 „Ruhepausen“ ArbZG)
+ Überstunden, Sonntags, Nacht- und Feiertagsarbeit werden dokumentiert
+ dadurch minutengenaue Abrechnung von Sonntags, Nacht- und Feiertagsarbeit
+ Zeitkontenführung
+ Kontrolle bei Feueralarm oder Havarien, welcher Mitarbeiter im Gebäude ist
+ Zugangskarten mit Bild ermöglichen eine schnelle Identifizierung
+ Zugang für Gäste über Gästekarten oder Gästechips

Nachteile

- Ersteinrichtung und Anschaffungskosten der Anlage
- Schulung der Mitarbeiter auf System und Gewöhnung an die Anlage
- Bei Verlust muss eine neue Karte erstellt und die alte gesperrt werden