In der aktuellsten Version finden Sie alle von uns benötigten Angaben immer auf dem neuestem rechtlichen Stand.
Das Personalstammblatt finden Sie hier:
Dieses PDF ist am PC ausfüllbar und kann per Mail versendet werden.
Generell sind alle Felder auszufüllen.
Im folgenden Leitfaden werden Ihnen die wichtigsten Felder erklärt und welchen Hintergrund die Abfrage hat:
Firma
Bitte vervollständigen Sie den Firmennamen und Ihre Firmennummer bei uns.
Firmenendungen wie GmbH oder UG sind Pflicht als Angabe bei der Agentur für Arbeit.
Angaben zur Person
Die farblich markierten Felder sind für eine Sofortmeldung wichtig.
Bitte versuchen Sie alle Felder auszufüllen, damit wir den Personalstamm ordentlich erfassen können.
Berufsgruppen informieren über Entgeltart des Beschäftigten (Lohn oder Gehalt) und sozialversicherungsrelevante Einstellungen für uns.
Für Praktikanten reichen Sie uns bitte die Immatrikulationsbescheinigung des jeweiligen Semesters und bei Pflichtpraktikanten eine Praktikumsbescheinigung ein.
Gehaltszahlung
Bitte füllen Sie das Feld mit der IBAN und Kreditinstitutes aus.
Wenn Sie Ihre Löhne bar auszahlen, benötigen wir diese Angabe nicht. Bitte setzen Sie das Kreuz bei „Barzahlung“.
Lohnsteuerangaben
Das wichtigste Feld ist die 11-stellige Steuer-ID.
Die Steuer-ID erlaubt uns den Abruf der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (kurz ELStAM).
Sozialversicherung
Erneut farblich hinterlegt sind die Angaben für die Sofortmeldung.
Die SV-Nummer ist aus 2 Prüfziffern, 6 Ziffern Geburtsdatum, 1 Buchstaben und 3 Prüfziffern zusammengesetzt. Beispiel: 36 260331 N 171
An die angegebene Krankenkasse wird eine Anmeldung-Meldung zum Beginn der Beschäftigung und eine Abmeldungs-Meldung zum Ende der Beschäftigung gesendet. Zudem die monatlichen Abgaben in allen SV-Zweigen.
Geringfügige Beschäftigung wird eine Anstellung unter 520 EUR brutto im Monat genannt. Dazu kann der Angestellte eine Befreiung von der Rentenversicherung beantragen. Dieses Schreiben benötigen wir zusätzlich zum Personalstammblatt.
Falls der Arbeitnehmer ein Student ist, benötigen wir die Immatrikulationsbescheinigung, um den Arbeitnehmer als Werkstudent abzurechnen. Ein Werkstudent darf maximal 20 Stunden pro Woche arbeiten, da das Studium im Vordergrund stehen soll.
Bei der Pauschalierung der Einkünfte wird abgefragt, ob der Arbeitnehmer oder der Arbeitgeber die anfallenden Steuern trägt.
Weitere Einkünfte sind für die Berechnung der Nebenjobs wichtig. Unter bestimmten Voraussetzungen müssen Nebenjobs dem Hauptjob zugerechnet werden.
Arbeitszeit
Bitte geben Sie unter Berufsbezeichnung den Titel der Arbeit an, zum Beispiel „Kraftfahrer“, „Junior Lohnbuchhalter“ oder „Geschäftsführer“.
Sollte eine Leiharbeit vorliegen kreuzen Sie bitte dies entsprechend an.
Die wöchentliche Arbeitszeit (kurz WAZ) wird zur Errechnung einer etwaigen Lohnfortzahlung bei Krankheit oder bei anteiligem Gehalt bei Austritt im Monat benötigt.
Ebenso wird die Angabe von Teilzeit oder Vollzeit zur Errechnung etwaiger Kürzungen genutzt.
Bei Baulohn benötigen wir die tägliche Arbeitszeit in Stunden. Bei Pflegeberufen oder Beschäftigungen mit Zuschlägen legen Sie uns bitte eine Zuschlagsübersicht für Sonntags-, Nacht- und Feiertagsarbeit bei.
Ausbildung
Der Tätigkeitsschlüssel ist eine Angabe für die Agentur für Arbeit.
Zitat Agentur für Arbeit „Mithilfe der Angaben der Arbeitgeber können Lage und Entwicklung des Arbeitsmarktes nach Berufen, Wirtschaftszweigen und Regionen aktuell abgebildet werden. Diese Auswertungen dienen vielen Bereichen in Wirtschaft und Politik als wichtige Entscheidungsgrundlage.“
Stundenlohn | Urlaubsanspruch | Kostenstelle
Unter dem Punkt „Stundenlohn / Gehalt“ geben Sie bitte das vereinbarte Bruttoentgelt an.
Wenn Ihr Betrieb mit Kostenstellen oder Stammkostenstellen oder Kostenträgern arbeitet, können Sie diese hier eingeben.
Falls der Arbeitnehmer eine betriebliche Altersvorsorge hat (VWL, bAV) reichen Sie bitte die Nachweise ein. Am besten den unterschriebenen Vertrag.
Bei einer Pfändung reichen Sie bitte die kompletten Pfändungsunterlagen ein. Bei fehlenden Angaben wir das Pfändungsnetto falsch berechnet und der Gläubiger erhält falsche Beträge.
Den Urlaubsanspruch können Sie ebenfalls hier hinterlegen. Falls wir für Sie eine Urlaubsübersicht pflegen, benötigen in der monatlichen Bewegungsdatenliste entsprechende Hinweise.
