Richtig umgesetzt, bietet das Arbeiten von zu Hause für alle Beteiligten große Vorteile. Es ist wie beim Outsourcing der Lohnbuchhaltung: Kompetenz und Leistung kann auch außerhalb des Unternehmens verlässlich zum Erfolg beitragen. Damit alle Beteiligten von Home Office Regelungen profitieren, sollten Sie ein paar Grundregeln beachten.
Wie Mitarbeiter profitieren:
- Sie ersparen sich die täglichen Arbeitswege und damit Stress durch Staus, Verspätungen und Straßenverkehrslärm.
- Verschiedene Studien zeigen, dass Mitarbeiter im Home Office etwa 13 Prozent produktiver sind als im Firmenbüro.
- Die Konzentration im Home Office ist höher, weil Störfaktoren wie Telefongespräche der Kollegen oder das Hereinplatzen derselben nicht stattfinden.
- Die Arbeit im eigenen Heim ermöglicht, eventuell kranke Familienmitglieder im Blick zu behalten.
- Ausfälle bei Schule oder Kindergarten können gut kompensiert werden.
- Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist im Home Office sehr gut und individuell zu realisieren.
- Flexible Arbeitszeiten werden geschätzt und erhöhen die Loyalität zur Firma.
- Heimarbeiter sind zufriedener und seltener krank.
Wie Arbeitgeber profitieren:
- Das Home Office anzubieten, ist ein überaus probates Mittel, um potentielle Bewerber zu locken und zu halten.
- Den meisten Arbeitgebern ist es lieber, dass die Arbeit von zu Hause aus erledigt wird als dass die Mitarbeiter ganz ausfallen, z. B. wegen Kinderkrankheiten.
- Stichwort Grippewelle: Krankheitsausfälle können verhindert werden, weil sich die Mitarbeiter nicht gegenseitig und immer wieder anstecken.
- Es gibt keinen Streit darüber, ob es zu kalt oder zu warm in den Büroräumen ist.
- Firmen benötigen weniger Büroräume und sparen durch die Telearbeit bares Geld.
- Kosten für Pendelfahrten der Mitarbeiter werden reduziert oder fallen gar nicht mehr an.
Nicht zuletzt profitiert die Umwelt:Weniger Pendeln bedeutet auch Umweltschutz durch weniger Abgase, weniger Feinstaub, weniger Benzin oder Diesel und weniger Stau.
Das müssen Arbeitgeber beachten
Schließen Sie einen Vertrag
Die Arbeit von Zuhause aus sollte vertraglich geregelt werden. Arbeitszeiten und Pausenzeiten gehören in den Vertrag. Bei der Telearbeit gelten die Vorschriften von Arbeitsschutzgesetz, Arbeitszeitgesetz und die Arbeitsstättenverordnung genau wie in Firmenbüros auch. Üblicherweise finden sich die Regelungen zur Telearbeit in Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen.
Zu vereinbaren ist, ob die Mitarbeiter ganz oder zeitweise in Heimarbeit tätig sind. Wir sprechen bei zeitweiser Telearbeit von alternierender Heimarbeit; die Mitarbeiter arbeiten zuhause und haben ihren festen Arbeitsplatz auch in der Firma. Daneben gibt es noch die mobile Telearbeit, bei der Außendienstmitarbeiter an wechselnden Orten tätig sind. Außerdem besteht die Möglichkeit des Satellitenbüros, das sich weder Zuhause noch im Firmensitz befindet. Sind Ihre Mitarbeiter überwiegend als Berater bei Kunden, so sprechen wir von on-site-Telearbeit.
Regeln Sie Arbeitszeiten und Pausen
Elf Stunden Pause sollten zwischen Feierabend und Arbeitsbeginn liegen. Kann dies durch Mehrarbeit einmal nicht eingehalten werden, muss die Ruhezeit zu einem späteren Zeitpunkt innerhalb von vier Wochen einmal zwölf Stunden betragen.
Bei über sechs Stunden Arbeit pro Tag werden dreißig Minuten Pause gewährt, bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten.
Der übliche Arbeitstag hat acht Stunden, in Ausnahmefällen bis zu zehn Stunden. Überstunden bei mehr als acht Arbeitsstunden pro Tag müssen innerhalb eines halben Jahres ausgeglichen werden.
Die Dokumentationspflicht über die Arbeitsstunden gilt für Home-Office-Mitarbeiter ebenso wie für die Angestellten, die im Firmensitz arbeiten. Auch die Lohnabrechnung erfolgt wie bei denjenigen, die nicht im Home Office tätig sind. Die Besonderheit: Der Arbeitgeber kann für Aufwendungen zu Internet- und Telefonkosten im Home Office etwas zuschießen. Es bietet sich die pauschale Versteuerung mit 25 Prozent an, die lohnsteuerpflichtig, aber nicht sozialversicherungspflichtig ist.
Diese Kosten trägt der Arbeitgeber im Home Office
Findet der Großteil der Arbeit im Home Office statt, so übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Telefon, Internet, Energie in Form von Kostenpauschalen oder Übernahme der Raumkosten für das Heimbüro. Auch fallen die Kosten für Arbeitsmittel, Geräte und Möbel an den Arbeitgeber.
Pflichten des Arbeitgebers bei Telearbeit
Sie als Arbeitgeber müssen sich davon überzeugen, dass der heimische Arbeitsplatz nicht gesundheitsgefährdend ist und dass sowohl die Arbeitsstättenverordnung als auch alle Arbeitsschutzgesetze eingehalten werden. Außerdem müssen Sie als Arbeitgeber sicherstellen, dass bei der Telearbeit die vertraulichen geschäftlichen Unterlagen vor unbefugtem Zugriff und Einblick geschützt sind. Überprüfen Sie diese Fakten nicht, so handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit.
Der Zugang zur Wohnung muss daher dem Arbeitgeber gewährt werden, idealerweise durch eine entsprechende Regelung im Home-Office-Vertrag.
